外国语学院会议室使用与管理的规定

 

外国语学院三个楼现有会议室主要用于安排院内学术报告、会议、论文答辩、学生活动之用。为方便各位老师使用会议室，提高会议室使用效率，现制定会议室使用与管理规范如下：
一、会议室的预订
1、所有会议室都实行提前预约使用，会议室预订情况可在学院官方网站服务导航“预订会议室”下查询。使用者视已预订情况提前在线预约，最多可提前4周预约，每周预约使用时间不得超过1天。如需提前更多时间预约或预约更多时段的会议室使用，需向学院办公室单独申请和说明。如果是每周固定时间或长时间使用，则须报请院务会审批。
当会议室使用时间与学院重要活动的时间发生冲突时应退让，优先保障学院重要活动的使用。
2、所有会议室使用都实行“谁预订、谁使用、谁负责”的原则，使用会议室期间发生的一切问题，由该时段的预订人和使用者负责。有会议室预订权限的预订人主要包括院各职能科室行政人员，各系所中心秘书、各系所中心教师。原则上，各职能科室行政人员预订会议室需分管业务院领导同意，各系所中心秘书预订会议室需所在单位负责人同意，教师预订会议室需所在教研室或系所中心负责人同意。
3、预订人应完整如实填写“会议室预订单”，信息填写不完整的，会议室管理员将审核不予通过。因填写不实造成的一切后果由预订人承担。
4、院外单位借用会议室，应预先向院办提交申请，经审核确认无误后由院办在办公系统内正式登记方可使用。
5、学生无权借用任何会议室。各类学生活动需要借用会议室时，需由负责老师出面借用。活动时需有负责老师在场，负责老师无法在场时，需指定学生负责人进行现场管理。
6、如登记后的会议室取消使用，请即时在办公系统内“取消预订”，因未及时取消预订而造成的影响和损失由预订人承担。
二、会议室的使用
1、会议室使用必须与预订时说明的用途一致，如不一致，学院有权取消同类会议室的预订，由此产生的后果由预订人承担；
2、院办及学院领导有权根据预订情况询问教室使用情况和具体内容，对于存在安全等隐患的活动，经分管业务院领导和分管行政院领导会商，可以停止会议室的使用。
3、各会议室均不得私自借给院外、校外人员或单位进行任何活动。由此造成的损失责任由预订人承担。
4、各会议室的多媒体投影机和音响等设备的使用一般情况下由专人负责开启，若使用者自己操作应预先征得学院办公室同意，并获得相应培训。
5、会议室使用中如需悬挂条幅、背景幕布等宣传材料，预订会议室时需在系统内登记说明，由学院办公室审核通过后方可悬挂。未及时登记造成的后果由预订人负责；
6、会议室使用者负责现场的安全工作，维护会场秩序，保持室内整洁，爱护室内设施，严禁吸烟，发现问题及时向学院保安人员和学院办公室报告。
三、会议室的管理
1、管理人员应按照会议室预订表提前做好会议准备，做到提前进行会议室的清洁，按时开门，按时关门。对不安全因素提出提醒，必要时向学院办公室报告。
2、多媒体设备管理员应根据会议需求，在会议开始前十分钟完成设备开启、调试等相关工作。
3、办公系统管理员应及时对会议室预订给予审核，必要时需向预订人了解详细的需求情况，做到审核有据。

外国语学院
2011-11-11 首次发布
2018年4月18日修订发布
2019年7月再次修订

2020年11月修订