2024年7月5日上午，作为学院行政团队建设的重要内容，外国语学院2023-2024第二学期行政团队业务交流会在民主楼208会议室召开，本次会议以“知识因分享更有力量”为主题，各科室人员就相关业务知识进行交流分享。会议由党委副书记张冬梅主持，副院长吴杰伟、王恒、党委副书记冯美娜及全体行政人员参会。

　　　　　　　　　　　　

会议现场

 

　　党委副书记张冬梅主持会议并致辞。她表示，行政工作是保障学院教学科研活动有序开展的重要力量，业务知识分享交流旨在搭建一个交流互鉴、共同成长的平台，让每一位行政人员都能汲取新知、拓宽视野、不断提高工作水平。此次分享会围绕行政管理的热点难点问题展开，希望大家能够借此机会加强沟通与理解，也希望各办公室负责人能够在交流中发现问题，融集体智慧，解疑难困惑，将行政工作进一步梳理清晰，为学院师生提供更加优质、高效的服务，为学院发展贡献力量。

　　　　　　　　　　

张冬梅主持

 

　　随后，各办公室分享人分别就不同主题进行了分享。学院办公室主任倪丽慧老师以“我们的工作如何留存”为主题，重点介绍了学院档案管理工作，介绍了档案的定义、性质与形式，详细说明了存档工作的细则与要求，建议各办公室高度重视档案的即时性与完整性，做到“一事一档，应归尽归”，将存档工作常态化、制度化。党委秘书冯一帆老师以新闻写作与审核工作为主题，介绍了在现有发布平台条件下，如何写出一篇好的新闻稿，并以案例解析的形式分析了新闻结构，并介绍了如何利用人工智能软件等新工具服务新闻工作，为持续提高新闻供稿质量提供了方法指导。

　　　　　　　　倪丽慧、冯一帆汇报

 

　　业务办公室科研秘书陈静老师分享了会议筹备的经验与团队协同的路径。她强调了前期规划与有效沟通的重要性，从明确分工、信息共享、紧跟进度、持续改进四个方面介绍了办好一场会议的诸多要点，并通过会后复盘优化工作，不断追求卓越。外事秘书谭胜方老师结合人事工作中可能遇到的问题分享了应对高校人事管理法律风险的策略。她介绍了高校人事管理的类型与特点，以及与人事聘用制度相关的法律规范与政策，结合典型案例说明了人事招聘、管理、评估、审查等多环节的风险排查与规避路径。

　　　　　　　　

陈静、谭胜方汇报

 

　　学生工作办公室副主任、团委书记伍昕钰老师结合筹备学院毕业典礼和开学典礼的案例，分享了大型活动的举办技巧和注意事项。他表示，大型活动的成功举办离不开前期筹备、正式举办、后期收尾每个环节的细致规划，风险的突发与多样决定了要及时总结经验。图书分馆馆长张晓雁老师分享了团队前往上海高校图书馆调研的成果。通过参访调研，图书分馆从上海高校图书馆的馆藏建设、文化建设、布展经验中汲取了宝贵经验，为分馆优化服务、推进国际化、强化专业深度明确了方向。

 

伍昕钰、张晓雁汇报

 

　　教务办公室副主任叶恩红老师分享了信息化建设在教学管理中的实践。她结合建设博士岗位管理系统的案例，介绍了管理系统从无到有，再到不断完善的发展历程，并说明了这一系统的管理方案及实施细则，希望这一系统能更好地助力学科建设和学院发展。继续教育办公室主任岳琛琛老师介绍了现行非学历继续教育管理办法，说明了新发布管理办法的调整和变化，结合新工作要求说明了学院继续教育工作的未来方向。

 

叶恩红、岳琛琛汇报

 

　　学院副院长吴杰伟老师对分享会进行了点评。他对学院行政团队精益求精的态度进行了充分肯定，学院行政工作持续优化的效果有目共睹，学院的高效发展离不开行政团队的通力合作。他表示，此次分享会也为行政工作的未来发展方向指明了方向，希望大家暑期愉快，不断为学院高质量发展贡献力量。

 

吴杰伟点评

 

　　党委副书记冯美娜老师对各科室的分享进行了点评。她表示此次分享的内容令人受益良多，学院行政工作的细致入微给人留下深刻印象。行政工作的顺利运行离不开每一位行政人员的辛勤努力，衷心感谢各位老师的付出。

 

冯美娜点评

 

　　副院长王恒老师也对分享会进行了点评。他向行政团队表达了诚挚的谢意，并表示，学院行政工作不断优化，获得了学院师生的高度认可，行政工作千头万绪离不开各位老师的全情投入，也离不开整个团队的沟通合作，希望各位老师不断收获，共同成长。

 

王恒点评

 

　　党委副书记张冬梅老师总结致辞。她表示此次分享会不仅是业务知识碰撞的契机，也是各位行政老师情感交流的平台。不同主题的分享都体现了各位老师认真负责的工作态度，各位老师相互学习，共同进步，更加紧密地团结在一起。以此次分享会为新的出发点，期待大家共同推进我们的事业迈向新的高度。

　　　　　　　　　　　　

合影

 

　　本学期，2022届选留辅导员熊珊儿、杜姝格即将离任，王乃懋与2024届选留辅导员杨蕊嘉、杨溢加入外院行政大家庭。党委副书记张冬梅与副院长王恒为熊珊儿、杜姝格送上鲜花和感谢状。学院为新同事准备了迎新礼物，欢迎三位老师的加入。

 

　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　文/图 王乃懋